Faire payer les clients à temps peut être difficile, frustrant et peut vous laisser dans une crise financière pas possible. Cependant, il existe des moyens d’encaisser rapidement et d’amener les clients à vous payer à temps.

« Leur paiement est en retard depuis 30 jours », crie un développeur WordPress en parcourant ses factures. “ Euh. Ne vont-ils JAMAIS me payer ?

La plupart des clients sont cohérents et paient simplement la note sans même que vous ayez à y penser. Pourtant, disons que vous avez un client qui ne viendra pas à la date d’échéance ou avant.

( Gulp! ) Que pouvez-vous faire ?

A travers cet article, trouvez de nombreuses stratégies et approches que vous pouvez adopter ; que vous soyez une agence, un indépendant WordPress, ou quoi que ce soit que vous fassiez qui nécessite une facture.

Nous allons passer en revue :

Les moyens de garantir que les clients paient leurs factures à temps
Les conseils pour amener les clients à payer plus rapidement
Comment éviter de ne pas être payé

À la fin de cet article, vous serez tranquille en sachant que votre travail durement gagné a payé et que votre client envoi votre chèque par la poste (ou par argent numérique, bien sûr) !

Commençons avec…

 

Façons de garantir que vos clients paient leurs factures à temps

Il est important d’amener les clients à régler leur facture à temps.

 

Vous pouvez prendre certaines mesures clés pour amener les clients à payer à temps. Il va sans dire qu’être payé en retard peut gâcher votre comptabilité et causer des problèmes de stabilité majeurs (comme le paiement de vos factures).

L’entrepreneur mentionne que 82% des petites entreprises échouent en raison d’une mauvaise gestion des flux de trésorerie. Par conséquent, il est essentiel d’avoir des systèmes en place pour vous assurer d’être en bonne forme financière.

La bonne nouvelle est que beaucoup peut être fait pour éviter tout incident de paiement. Voici sept mesures préventives vitales que vous pouvez mettre en œuvre pour être payé à temps.

 

1. Établir des conditions de paiement exactes

Établir une condition de paiement (ou un contrat, dont je parlerai plus tard) dès le début garantira à vos clients de savoir ce pour quoi ils paieront dès le départ. De plus, cela éliminera toute surprise tout au long du processus, il est donc bon d’avoir un accord solide qui met le processus sur papier et les attentes de paiement.

Assurez-vous d’inclure tous les paiements nécessaires avant, pendant et après le projet. Fixez un calendrier et communiquez avec votre client pour vous assurer que cela fonctionne bien pour lui.

Vous pouvez facilement configurer un eDoc que les deux parties signent. De cette façon, au cas où un client ne paierait pas, vous l’avez par écrit avec la vérification que le projet est mutuellement convenu.

Le plugin premium Forminator permet la e-signature que vous pouvez implémenter et rapidement. Ou il existe d’autres options, telles que des sociétés comme DocuSign.

Forminator peut aider à sceller l’affaire en ce qui concerne les paiements à temps.

 

Une fois que vous avez configuré les conditions de paiement, il fournit une feuille de route complète pour le projet et les paiements, ce qui permet au client de payer facilement à temps.

2. Facture à temps

Facturer à temps semble évident, mais c’est vrai, et il est facile de prendre du retard avec la facturation. Si vous voulez être payé à temps, facturez à temps.

Faire cela montre également votre professionnalisme en étant ponctuel.

Assurez-vous de mettre en place un système de facturation qui vous permettra de rester organisé et de vous assurer que vos factures parviennent aux clients en temps opportun. Il existe des logiciels tels que QuickBooks , Xero et Wave qui peuvent vous aider.

3. Récompensez le paiement anticipé et à temps

Avoir une bonne incitation (aka – reward) à payer tôt est un excellent moyen d’assurer des paiements en temps opportun.

Par exemple, vous pouvez avoir un pourcentage sur leur facture, une remise pour la prochaine fois ou un avantage gratuit (qui peut être un service de maintenance WordPress ou autre chose de valeur).

Cela ne doit pas être quelque chose de majeur. Les petites incitations ont un effet à long terme.

4. Passer à un modèle basé sur la retenue

Au lieu de facturer à l’heure, vous souhaiterez peut-être utiliser un modèle de paiement basé sur les honoraires. Cela signifie que votre client paiera un montant fixe chaque mois pour des services spécifiés.

Votre client saura ce qu’il paie, et vous pouvez même configurer une facturation récurrente qui va directement dans votre compte chaque mois.

5. Offrez une option de paiement récurrent

J’ai évoqué la facturation récurrente avec le modèle basé sur les honoraires, mais je le mentionnerai à nouveau ici, car il peut facilement atténuer les problèmes de paiement. C’est une excellente méthode si vous avez des clients à long terme avec lesquels vous travaillez régulièrement.

Cela permet également à vous et à vos clients de vous concentrer plus facilement sur les projets plutôt que sur les dates de facturation. De plus, il est simple de définir une date exacte chaque mois, trimestre, année — ce qui fonctionne le mieux pour vous et vos clients.

Il est préférable de définir un montant de base, puis de montrer aux clients les coûts supplémentaires qui peuvent être ajoutés.

Des logiciels tels que Chargebee peuvent vous aider, et Forminator introduit également une fonctionnalité de paiements récurrents dans sa prochaine version.

6. Automatisez votre processus de facturation

Si vous pouvez automatiser votre processus de facturation, ce serait le top. Cela peut vous aider à éviter d’oublier d’envoyer une facture et de rester au courant de votre facturation.

Il y a plusieurs moyens de le faire ; tout, des rappels de paiement programmés aux services externalisés de comptabilité et de tenue de comptes.

Cela peut vous permettre de rester concentré sur le projet et de laisser la facturation s’occuper d’elle-même.

7. Ajouter des liens de paiement directement dans la facture

L’ajout de liens de paiement aux factures est simple et efficace. Cela permet aux clients de payer rapidement directement sur leur facture au lieu d’envoyer un chèque, de se connecter à un nouveau compte ou de livrer le paiement en personne.

Avoir une solution de paiement cliquable directement dans la facture elle-même facilite la tâche du client et vous permet de vous assurer plus facilement d’être payé à temps.

 

Conseils pour amener les clients à payer plus rapidement

Pour éviter les tracas d’être payé à temps, une façon de le faire est d’être payée plus rapidement. De cette façon, l’argent est à la banque et vous n’avez pas à vous en soucier !

Il existe des moyens éprouvés de le faire qui sont pratiques et faciles à mettre en œuvre.

1. Entretenir d’excellentes relations avec les clients

Lorsqu’un client a une excellente relation avec vous et vous aime vraiment, il vous paiera plus rapidement (ou du moins à temps).

Faites tout votre possible pour un client, soyez amical et montrez que vous vous souciez de vous. Ne les laissez pas se sentir comme une autre source de revenus.

Cela contribue grandement à créer une excellente relation et aidera à éviter tout non-paiement et à vous faire payer rapidement. C’est du gagnant-gagnant pour vous et le client.

2. Envoyez de doux rappels

L’envoi de rappels doux sur les paiements à venir aidera à préparer un client à payer rapidement et à temps.

Parfois, un projet peut prendre un certain temps et ils peuvent oublier exactement quelles sont les attentes en matière de paiement une fois terminé.

3. Offrir pour incitater au paiement rapide

J’ai mentionné le fait de récompenser les paiements anticipés et ponctuels avant, mais cela vaut la peine de le répéter.

Cela aide à fidéliser la clientèle et vous fera payer plus rapidement si vous offrez une incitation à payer le plutôt.

Cela peut varier en fonction du service que vous offrez. Cependant, c’est peut-être un mois gratuit de support WordPress ? Ou une analyse de site Web ? Pensez à une incitation qui s’adresse à tout ce que le client vous paie.

4. Facturez la personne de référence

Assurez-vous que la facture arrive au bureau de la bonne personne. Dans les grandes entreprises, les factures peuvent se perdre dans le mélange d’autres e-mails et courriers, il est donc essentiel de les envoyer directement à la bonne personne.

Vous pouvez préciser à qui envoyer la facture au début de votre communication avec votre client. Ensuite, une fois que vous avez envoyé la facture, vous pouvez toujours contacter la bonne personne pour vous assurer qu’elle l’a bien reçue.

5. Rendre la facture propre, simple et facile à comprendre

Une facture doit être très claire et facile à comprendre. Cela ne devrait pas être de nombreuses pages longues, bâclées et compliquées.

En règle générale, une bonne facture contiendra la date, la date d’échéance, un résumé du travail effectué et le montant dû. De plus, vous aurez vos coordonnées pour savoir où envoyer le chèque.

Fondamentalement, faites-en sorte qu’il soit FACILE pour votre client de vous payer.

 

Comment éviter de ne pas être payé

Nous avons passé en revue les moyens d’amener vos clients à payer à temps (et rapidement). Cependant, qu’en est-il de ces pommes aigres qui, eh bien… ne paient pas ?

Cela peut se produire soit en raison de l’irresponsabilité d’un client, d’un manque de fonds, ou peut-être que le client ne veut tout simplement pas payer pour une raison quelconque.

Ou, il pourrait ne pas être malveillant du tout. Peut-être qu’ils ont simplement oublié de payer et que vos e-mails de rappel se retrouvent dans leurs spams.

Quelle qu’en soit la raison, il existe des moyens d’éviter de se faire raidir sur une facture qui devrait être payée. De plus, vous pouvez suivre certaines étapes initiales avant même de commencer à travailler avec un client.

1. Recherchez votre client

La meilleure chose que vous puissiez faire pour éviter de ne pas être payé est probablement de vous assurer de ne pas vous retrouver dans la situation, pour commencer.

Faites vos devoirs et ne travaillez que pour des entreprises ou des individus réputés et de renoms.

Par exemple, ont-ils une bonne présence sur le Web ? Y a-t-il des critiques sur leurs sites Web sur la façon dont ils ont travaillé avec les clients ? Tout cela peut être un bon indicateur de leur fiabilité en matière de paiement.

Suivez votre instinct et faites attention à leur comportement. Agissent-ils de manière hostile ou se plaignent-ils avant même que le travail ne commence ? Ne savent-ils pas exactement ce qu’ils veulent terminer ? Connaissez-vous quelqu’un qui a déjà travaillé avec eux et qui a eu une mauvaise expérience ?

La communication initiale peut indiquer dans quelle mesure le paiement se déroulera une fois que vous aurez envoyé la facture. S’il y a trop de drapeaux rouges, vous voudrez peut-être éviter de travailler avec ce client, afin qu’aucun problème ne survienne.

Aussi, juste à noter : méfiez-vous des arnaques !

Il existe de nombreux escrocs qui ciblent les rédacteurs, y compris les développeurs WordPress. S’ils persistent à envoyer un chèque ou s’il ne provient pas d’un e-mail de l’entreprise, enquêtez davantage.

Un spam qui fait régulièrement surface est qu’un « client » envoie un chèque aux pigistes et veut que le pigiste l’encaisse dès que possible. Une fois encaissé, le « client » dit qu’il a accidentellement trop payé et veut récupérer une partie de l’argent.

En fin de compte, le chèque qui a été encaissé n’est pas réel et les escrocs se font virer les fonds – et le pigiste n’a pas payé le montant d’argent envoyé.

Un escroc ne vous fera pas seulement payer, vous perdrez de l’argent.

2. Faire un contrat

Un contrat définit les conditions dès le départ, informant votre client de ses attentes en termes de paiement dès le départ. Il peut décrire tous les détails du paiement, ainsi que l’étendue des travaux.

De plus, vous pouvez inclure vos frais de retard de paiement et plus encore, il n’y a donc pas de choc d’autocollant.

En fin de compte, il s’agit également d’une confirmation que le client a accepté les conditions, et vous pouvez l’utiliser pour obtenir votre paiement si vous devez engager une action en justice.

3. Demandez des paiements initiaux

Vous ne demanderez probablement pas (et ne devriez pas) demander le montant total à l’avance, car les clients veulent voir un projet terminé. Cependant, n’hésitez jamais à demander 50% ou plus pour démarrer un projet puis les 50% restants avant la livraison finale.

Cela nous amène à…

4. Ne pas livrer de travail tant que vous n’avez pas reçu le paiement

Si vous demandez 50 % d’avance et les 50 % restants avant la livraison finale, assurez-vous d’être payé avant de livrer la marchandise. Et si vous revenez aux conditions de votre contrat, incluez-le également.

Il ne retient pas le travail contre rançon. C’est juste une assurance que vous serez payé et que le client obtiendra ce qui lui est dû.

5. Facturer des frais de retard

Personne ne veut payer plus que ce qu’il doit, donc inclure des frais de retard sur votre contrat initial aidera à garantir que le client paie à temps. Économiser de l’argent est toujours une grande incitation pour les clients à payer à temps.

6. Arrêtez de travailler

Selon la situation que vous avez configurée, qu’il s’agisse de 50 % d’avance ou de conditions de paiement pendant que vous travaillez, si un client cesse de vous payer, arrêtez de travailler.

Le client vous a d’abord contacté ou a commencé à travailler pour lui parce que vous lui avez offert quelque chose de valeur. Donc, si vous arrêtez de travailler, cela peut être une excellente raison pour eux de payer, car ils voudront que le travail soit terminé.

7. Traduisez une action en justice

Espérons que cela n’en arrive pas là. Une action en justice peut être coûteuse (pour vous et votre client), prendre du temps et causer des maux de tête. C’est le dernier recours après avoir tout essayé, et votre client ne paiera toujours pas.

La plupart des avocats peuvent souvent donner une consultation gratuite pour voir si cela vaut la peine de poursuivre ou non. Et vous avez des lois de votre côté quand il s’agit d’être payé.

Par exemple, à New York, la loi stipule que les emplois payant 800 $ ou plus doivent être payés au pigiste avant une date spécifiée ou 30 jours après la fin.

Cela peut mettre fin à votre relation avec votre client, mais si cela porte ses fruits et que vous avez fait votre travail et tout ce qui est stipulé dans votre contrat, alors engager un avocat pourrait en valoir la peine.

 

Tout est payant

C’est le jour de la paie !

 

Vous entendez un ding de votre téléphone. « Je viens d’envoyer cette facture et mon client a déjà payé ! » se dit le concepteur WordPress en regardant la notification. « Wou-Hou ! »

Comme vous pouvez le voir, il existe des moyens de vous assurer de ne pas avoir le blues du non-paiement ou des retards de paiement. C’est une question de bonne communication, d’avoir une bonne relation, d’être organisé et d’établir les détails avant de commencer.

De plus, il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider, tels que Forminator et QuickBooks.

Une fois que vous avez pris l’habitude de suivre ces directives, vous pouvez être tranquille en sachant que le paiement de votre travail arrive et vous n’aurez pas à vous soucier de ne pas encaisser.

Avez-vous déjà eu un client qui ne vous paie pas ? Faites-le-nous savoir dans les commentaires !

 

Source : https://wpmudev.com/blog/get-clients-to-pay-for-wordpress-services/